Mục đích, quy trình và giải pháp khi lắp đặt tổng đài điện thoại

Lắp đặt tổng đài điện thoại là một trong những vấn đề nhận được rất nhiều sự quan tâm của các doanh nghiệp. Để lựa chọn được những loại hình phù hợp, các doanh nghiệp cần dựa vào ngành nghề hoạt động. Bạn sẽ đưa ra sự lựa chọn nào cho sản phẩm khi những tiêu chí chức năng và giá thành gần như ngang nhau.

Mục đích lắp đặt tổng đài điện thoại là gì?

Việc một doanh nghiệp muốn lắp tổng đài điện thoại cần phải có cho mình những mục đích riêng. Dưới đây là một số mục đích thường thấy của các doanh nghiệp:

Mục đích liên lạc nội bộ

Nếu như các doanh nghiệp chỉ muốn lắp tổng đài chỉ để liên lạc nội bộ hay gọi ra ngoài thì bạn có thể lựa chọn cho mình nhiều loại tổng đài. Hiện nay, có rất nhiều hãng tổng đài tại Việt Nam cung cấp những thương hiệu cao cấp cho các doanh nghiệp.

Ngoài ra, các bạn có thể lựa chọn những tổng đài có giá rẻ hơn từ Trung Quốc. Tuy nhiên, bạn cần nhớ rằng giá thành sẽ đi đôi với chất lượng. Vì vậy, hãy chọn cho mình những sản phẩm có thể sử dụng lâu dài.

Mục đích chăm sóc khách hàng

Bạn có thể lựa chọn cho mình những tổng đài có thể đáp ứng những chức năng như:

– Khi nhận cuộc gọi hiển thị được số nội bộ, số từ bên ngoài gọi vào

– Phân phối đều các cuộc gọi đến các máy nhánh tránh trường hợp một máy nghe quá nhiều

– Thống kê cuộc gọi đến cuộc gọi đi hay gọi nhỡ và báo cáo các thông số cuộc gọi

– Thông báo khi tất cả các máy nhánh đều đang bận thoại hay ngoài khung giờ hỗ trợ

Quy trình lắp đặt tổng đài điện thoại

Thông thường, quy trình lắp đặt tổng đài điện thoại thường được thực hiện thông qua IP. Vì vậy, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những thiết bị cần thiết trong việc lắp đặt tổng đài.

Tổng đài điện thoại IP có những loại nào?

Hiện nay, tổng đài IP có 2 loại để doanh nghiệp lựa chọn, đó là 1 loại hệ thống sử dụng phần cứng và loại khác sử dụng phần mềm triển khai trực tuyến. Đối với hệ thống IP phần cứng cần được tích hợp Core.

Có nhiều dòng tổng đài điện thoại khác nhau để doanh nghiệp lựa chọn

Ngoài ra, tổng đài điện thoại cần phải tương thích với công nghệ VoIP và SIP trunking. Nếu muốn sử dụng điện thoại nhánh công nghệ Analog thì bạn sẽ cần bộ phận chuyển đổi Gateway.

Dây nối mạng LAN nội bộ là một trong những thiết bị không thể thiếu trong quá trình lắp tổng đài điện thoại. Cùng với đó, phần mềm Softphone sẽ giúp quá trình quản lý khách hàng được thuận tiện hơn.

Hệ thống tổng đài IP phần mềm

Đối với hệ thống tổng đài IP phần mềm, các bạn cần lưu ý một số điều sau:

Máy chủ Server: Đối với những đơn vị lắp đặt khác nhau, họ sẽ đưa ra cho các bạn những tư vấn khác nhau. Các bạn có thể tham khảo thêm những tổng đài IP Online sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Điều này sẽ cho phép lưu trữ trực tuyến và gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí, không giới hạn cuộc gọi,…

Card giao tiếp với bưu điện: Điều này có thể dựa vào từng đặc thù của công ty để đưa ra sự lựa chọn phù hợp. Hệ thống tổng đài IP sử dụng công nghệ VoIP sẽ giúp doanh nghiệp chuyển các thông tin qua mạng Internet. 

Công nghệ này hiện đại hơn so với công nghệ chuyển mạch kênh, thông tin của bạn sẽ được nén, ghép nhiều kênh thoại trên đường truyền tín hiệu. Khi những dữ liệu này được chuyền qua Internet sẽ giúp doanh nghiệp giảm được tối đa chi phí lắp đặt và giá cước trong quá trình sử dụng.

Giải pháp tích hợp tổng đài điện thoại và phần mềm CRM

Đối với những doanh nghiệp cần tới tổng đài điện thoại cho đội ngũ telesale thì việc kết hợp với phần mềm CRM là điều không thể thiếu. Với việc tích hợp này, nhân viên có thể thực hiện những cuộc gọi trực tiếp cho khách hàng từ máy tính của mình.

Điều này sẽ hỗ trợ nhân viên theo dõi được thông tin khách hàng qua màn hình và đưa ra được tư vấn chính xác nhất. Ngoài ra, ưu điểm của việc lắp đặt tổng đài điện thoại chính là chi phí sẽ rẻ hơn rất nhiều. Qua đó, những phòng ban, chi nhánh có thể gia tăng được sự chuyên nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng.

Tích hợp tổng đài điện thoại và phần mềm CRM tăng tính tiện lợi khi sử dụng

Hiện nay, trên thị trường lắp đặt tổng đài điện thoại sẽ tích hợp thêm cả phần mềm CRM để tiện sử dụng. Một số phương thức tích hợp tổng đài điện thoại và phần mềm CRM:

– Thuê dịch vụ tổng đài điện thoại IP

– Chỉ đơn thuần tích hợp tổng đài IP với phần mềm CRM

– Mua toàn bộ gói giải pháp tích hợp tổng đài từ A đến Z

Với những hình thức trên sẽ có tương ứng mức giá và bạn có thể lựa chọn doanh nghiệp nên sử dụng loại nào. Để điều này đơn giản thì bạn sẽ cần phải căn cứ vào mục tiêu, đặc điểm của công ty.

Đối với mỗi doanh nghiệp, việc quản lý khách hàng chuyên nghiệp sẽ giúp họ tiết kiệm chi phí tối đa dịch vụ. Vì vậy, lắp đặt tổng đài điện thoại sẽ là giải pháp hết sức tuyệt vời danh cho doanh nghiệp của bạn.